Dofinansowanie PFRON dla firm w 2026 roku – dopłaty do wynagrodzeń i zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy

Zatrudnienie osoby z niepełnosprawnością może wiązać się z realnym wsparciem finansowym dla pracodawcy. W 2026 roku firmy mogą ubiegać się o miesięczne dofinansowanie wynagrodzeń z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), a w określonych przypadkach również o zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy lub zakupu niezbędnego wyposażenia.

Sprawdź, jakie są kwoty dofinansowania do wynagrodzeń, jak oszacować wysokość dopłaty oraz gdzie złożyć wniosek o refundację kosztów związanych z dostosowaniem miejsca pracy do potrzeb pracownika.

Ile wynosi dofinansowanie PFRON do wynagrodzenia pracownika w 2026 roku?

Wysokość miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością zależy przede wszystkim od stopnia niepełnosprawności. W przypadku określonych schorzeń szczególnych możliwe jest zastosowanie podwyższonej kwoty dofinansowania.

Tabela dofinansowania PFRON w 2026 roku

Podane wartości to maksymalne kwoty miesięczne dla pracownika zatrudnionego na pełny etat, przed uwzględnieniem pozostałych ograniczeń. Przy niepełnym wymiarze czasu pracy dofinansowanie oblicza się proporcjonalnie.

Podwyższone dofinansowanie może przysługiwać w przypadku określonych schorzeń, m.in. niektórych chorób psychicznych, niepełnosprawności intelektualnej, całościowych zaburzeń rozwojowych, epilepsji oraz niewidomych pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Konieczne jest spełnienie wymogów określonych w przepisach.

Kalkulator dofinansowania PFRON – jak obliczyć dopłatę?

Wysokość dofinansowania zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności. Znaczenie mają także wymiar etatu, koszty płacy oraz pozostałe warunki ustawowe.

W przypadku pracodawców prowadzących działalność gospodarczą miesięczne dofinansowanie nie może przekroczyć 75% kosztów płacy. Dla pracodawców nieprowadzących działalności gospodarczej limit wynosi 90% kosztów płacy.

Przykład 1. Pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności

Firma zatrudnia pracownika na pełny etat. Podstawowa kwota dofinansowania wynosi 2760 zł miesięcznie, a koszty płacy wynoszą 6000 zł. Limit 75% kosztów płacy to 4500 zł. W tym przykładzie limit procentowy nie obniża podstawowej kwoty dofinansowania.

Przykład 2. Pracownik z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności

Przy podstawowej kwocie 1550 zł i kosztach płacy wynoszących 3000 zł limit 75% kosztów płacy wynosi 2250 zł. Jeżeli spełnione są pozostałe warunki, limit ten nie obniża podstawowej kwoty dofinansowania.

Przykład 3. Pracownik zatrudniony na pół etatu

Jeżeli pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności jest zatrudniony na pół etatu, podstawowa maksymalna kwota dofinansowania wynosi 1380 zł miesięcznie, przed uwzględnieniem pozostałych ograniczeń.

Ważne: powyższe wyliczenia mają charakter orientacyjny. Rzeczywista kwota zależy od sytuacji pracodawcy, kosztów płacy, wymiaru etatu oraz warunków przyznania pomocy.

Jak uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia z PFRON?

Pracodawca powinien sprawdzić, czy spełnia warunki uzyskania dofinansowania. Istotne są m.in. dokument potwierdzający niepełnosprawność pracownika, prawidłowe ponoszenie kosztów płacy oraz wymagania dotyczące zatrudnienia.

1. Sprawdź aktualne zasady dofinansowania na stronie PFRON.
2. Zweryfikuj orzeczenie o niepełnosprawności oraz wymagane dane pracownika.
3. Ustal koszty płacy i oblicz wysokość wnioskowanego wsparcia.
4. Przygotuj wymagane dokumenty, w tym miesięczny wniosek INF-D-P.
5. Złóż dokumentację w obowiązującym terminie i uzupełnij ewentualne braki.

Wnioski o miesięczne dofinansowanie składa się w systemie obsługującym dofinansowania PFRON. W zależności od sytuacji pracodawcy mogą obowiązywać także dodatkowe warunki dotyczące pomocy publicznej.

Oficjalna strona funduszu: www.pfron.gov.pl.

Zwrot kosztów przystosowania stanowiska pracy – na czym polega?

Dofinansowanie wynagrodzenia to niejedyna forma wsparcia dla pracodawców. W określonych przypadkach można ubiegać się również o zwrot dodatkowych kosztów związanych z dostosowaniem stanowiska pracy do potrzeb osoby z niepełnosprawnością.

W zależności od rodzaju pomocy refundacja może obejmować:

• adaptację pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb pracownika;
• zakup urządzeń i wyposażenia ułatwiających wykonywanie obowiązków;
• zakup specjalistycznego oprogramowania i technologii wspomagających;
• wykonanie niezbędnych prac związanych z dostosowaniem stanowiska;
• niektóre koszty rozpoznania potrzeb pracownika przez służby medycyny pracy, jeżeli przepisy przewidują ich refundację.

Refundacja dotyczy wydatków kwalifikujących się do pomocy zgodnie z odpowiednimi przepisami. Nie oznacza automatycznego zwrotu wszystkich kosztów ponoszonych przez firmę.

Ile można otrzymać na przystosowanie stanowiska pracy?

Wysokość wsparcia zależy od rodzaju instrumentu, podstawy prawnej, przeciętnego wynagrodzenia przyjmowanego do obliczeń oraz zakresu zaakceptowanych wydatków.

W przypadku zwrotu kosztów adaptacji stanowiska pracy, o którym mowa w art. 26 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, maksymalna wysokość pomocy może wynosić dwudziestokrotność przeciętnego wynagrodzenia na jedno przystosowane stanowisko.

Odrębnym rozwiązaniem jest refundacja kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby z niepełnosprawnością na podstawie art. 26e tej ustawy. Obowiązują wówczas inne warunki oraz limity pomocy.

Przedsiębiorca powinien skontaktować się z właściwym powiatowym urzędem pracy, aby ustalić, który instrument odpowiada planowanej inwestycji oraz jakie wydatki mogą zostać objęte refundacją.

Kto może ubiegać się o zwrot kosztów przystosowania stanowiska?

Pracodawca musi spełnić warunki określone w przepisach. W przypadku pomocy na przystosowanie stanowiska pracy jednym z podstawowych wymogów jest zobowiązanie do zatrudniania osoby z niepełnosprawnością na podstawie umowy o pracę przez co najmniej 36 miesięcy.

Wsparcie może dotyczyć osoby z niepełnosprawnością, która jest bezrobotna lub poszukuje pracy i nie pozostaje w zatrudnieniu. Przepisy przewidują również szczególne rozwiązania dotyczące pracowników, u których niepełnosprawność powstała w trakcie zatrudnienia.

Wymagana może być także pozytywna opinia Państwowej Inspekcji Pracy dotycząca przystosowania stanowiska do potrzeb pracownika albo spełnienia wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jeżeli zatrudnienie zostanie zakończone przed upływem wymaganego okresu, może powstać obowiązek zwrotu otrzymanej pomocy. Szczegółowe zasady zależą od podstawy prawnej i warunków zawartej umowy.

Jak złożyć wniosek do starostwa lub powiatowego urzędu pracy?

Procedura rozpoczyna się od kontaktu z właściwym powiatowym urzędem pracy lub jednostką obsługującą dany instrument wsparcia.

1. Opisz planowane stanowisko i potrzeby wynikające z niepełnosprawności pracownika.
2. Przygotuj kosztorys planowanych prac adaptacyjnych lub zakupów.
3. Ustal w urzędzie, jakie formularze i załączniki są wymagane.
4. Złóż wniosek zgodnie z obowiązującą procedurą.
5. Poczekaj na decyzję i zawarcie umowy przed rozpoczęciem wydatków objętych planowaną refundacją.
6. Zrealizuj przedsięwzięcie zgodnie z umową i udokumentuj poniesione koszty.

Przyznanie pomocy zależy od spełnienia wymagań formalnych oraz dostępności środków. Samo złożenie wniosku nie gwarantuje otrzymania refundacji.

Więcej informacji: dofinansowanie przystosowania stanowiska pracy – Gov.pl.

Jakie dokumenty przygotować?

Lista dokumentów zależy od rodzaju wsparcia oraz wymagań właściwego urzędu. Zazwyczaj warto przygotować:

• dane identyfikacyjne firmy, w tym NIP i REGON;
• dokumenty potwierdzające status pracodawcy;
• opis stanowiska pracy i zakresu obowiązków pracownika;
• uzasadnienie konieczności dostosowania stanowiska;
• kosztorys, oferty lub inne dokumenty dotyczące planowanych wydatków;
• dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, jeżeli jest wymagany;
• oświadczenia i dodatkowe załączniki wskazane przez urząd.

Przed złożeniem dokumentacji warto uzyskać aktualną listę wymaganych załączników bezpośrednio w odpowiedniej instytucji.

Czy firma może skorzystać z kilku form pomocy?

W zależności od sytuacji pracodawca może ubiegać się o różne instrumenty wsparcia zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Każdy z nich ma jednak odrębne warunki i procedury.

Nie można finansować tych samych kosztów z kilku źródeł w sposób niedozwolony przez przepisy. Przy rozliczaniu pomocy należy uwzględnić inne otrzymane dofinansowania oraz obowiązujące zasady kumulacji wsparcia.

Podsumowanie – wsparcie dla pracodawców w 2026 roku

Przedsiębiorcy zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami mogą ubiegać się o miesięczne dofinansowanie wynagrodzeń z PFRON, a w określonych przypadkach również o zwrot kosztów przystosowania lub wyposażenia stanowiska pracy.

Najważniejsze jest dobranie właściwego instrumentu pomocy, sprawdzenie aktualnych limitów oraz złożenie dokumentacji zgodnie z obowiązującą procedurą. Przed poniesieniem wydatków przeznaczonych do refundacji warto potwierdzić w urzędzie, czy są one kwalifikowane.

Aktualne informacje można znaleźć na stronach:

• Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON)
• Dofinansowania i ulgi dla pracodawców
• Portal Gov.pl